Autogestão

As coisas importantes vêm primeiro. Na vida cotidiana, porém, muitos gerentes caem na chamada armadilha da urgência - em resumo, ficam atolados e se deixam ocupar por tarefas sem importância e dificilmente cruciais. O chamado princípio Eisenhower foi projetado para evitar exatamente isso. Apesar de sua simplicidade, a ferramenta de análise é extremamente útil para estabelecer melhor as prioridades, otimizar a própria gestão do tempo e alcançar as metas mais rapidamente.

Por mais simples que seja o método, ele não o liberta de pensar em quando faz sentido usá-lo e quando não o faz. Às vezes, a complexidade das tarefas torna impossível o uso do princípio Eisenhower. Então você simplesmente precisa de outras técnicas mais complexas de tomada de decisão. Em todos os outros casos, porém, o princípio Eisenhower impressiona com sua rápida implementação e solução.

Na verdade, o princípio Eisenhower remonta ao general americano de mesmo nome e mais tarde ao presidente americano Dwight D. Eisenhower. Seu método é uma mistura de elementos clássicos de gerenciamento de tempo e um simples exercício de caixa de correio. Na época, ele usava uma matriz simples com quatro quadrantes como modelo. Em suas bordas e eixos, é feita uma distinção apenas entre "importante" e "não importante" ou entre "urgente" e "não urgente".

• Não urgente e não importante: →Ignorar
• Não urgente e importante → Agendar
• Urgente e não importante: →Delegar
• Urgente e importante → Fazer imediatamente

Experimente você mesmo e divida qualquer número (mas suficientemente complexo) de tarefas nestas duas categorias:

• Que tarefa é importante ou não?
• Qual tarefa é urgente ou não?

Agora crie um sistema típico de coordenação de acordo com o padrão acima. Verticalmente a urgência, e horizontalmente a importância, introduza suas tarefas. Surge o seguinte:

• Você pode esquecer imediatamente o quadrante no canto inferior esquerdo. Estas são as tarefas não-urgentes e sem importância. Você pode fazê-las em algum momento.
• As tarefas no quadrante acima (urgentes mas ainda sem importância) que você delega o máximo possível aos colegas ou prestadores de serviços.
• As tarefas no quadrante inferior direito (não urgentes, mas importantes) que você entra no seu calendário. Elas serão processadas o mais rápido possível. Se houver tempo para isso ou se as tarefas acima forem feitas.
• As tarefas no quadrante superior direito têm que ser feitas hoje. Elas são importantes e urgentes.

Como qualquer método, o princípio Eisenhower tem vantagens e desvantagens específicas. As vantagens são rapidamente explicadas:

• Simplicidade: A matriz fornece uma grade de tomada de decisão extremamente simples para as próximas tarefas. É realmente simples de entender e aplicar.
• Economia de tempo: Com a ajuda da matriz, os gastadores de tempo e ladrões de tempo podem ser facilmente identificados.
• Ponderação: Os projetos e tarefas pendentes são ponderados; os funcionários são aliviados ou melhor integrados.
• Eficiência: Após a priorização, as tarefas podem ser concluídas de forma mais eficiente em geral.

A priorização de tarefas usando o princípio Eisenhower tem sido há muito tempo um dos clássicos da literatura de gerenciamento de tempo. Não há nenhum livro, nenhum guia sobre autogestão que prescindisse desta matriz. É simplesmente muito simples e bonito. Mas é exatamente disto que os críticos do princípio Eisenhower reclamam regularmente: O encanto do método é sua simplicidade, mas algumas sérias desvantagens são desconsideradas:

• Como você descobre quão importante é uma tarefa? A urgência ainda pode ser revelada por um prazo que se aproxima. Mas sua importância no contexto geral nem sempre é imediatamente visível. É um risco classificar uma tarefa urgente como "sem importância" e delegá-la a outra pessoa. Possivelmente para a pessoa errada.
• E se as tarefas não forem distribuídas igualmente? Nos quatro quadrantes, o resultado parece muito arrumado. Na realidade, porém, as tarefas importantes raramente são urgentes e as tarefas urgentes raramente são sem importância. Portanto, elas não são distribuídas uniformemente. Conseqüentemente, o acúmulo de tarefas ocorre novamente.

O princípio de Pareto teve origem no engenheiro, sociólogo e economista italiano Vilfredo Pareto, que também deu seu nome ao conceito. Por volta de 1906, ele examinou a distribuição da riqueza nacional na Itália e descobriu que cerca de quatro quintos da riqueza, por exemplo, 80%, estava concentrada com cerca de um quinto (20%) das famílias italianas. Ele concluiu a partir disto que os bancos deveriam antes cuidar desses 20% dos ricos, porque isto seria muito mais eficiente e mais lucrativo, o que lhe trouxe duras críticas por parte dos outros 80% da população.

O princípio de Pareto, hoje também conhecido como "efeito Pareto" ou "regra 80/20", tornou-se posteriormente uma palavra-chave e símbolo da distribuição desigual ou desequilíbrio de recursos e retornos, e desde então tem sido aplicado em muitas áreas, como mostram os exemplos a seguir:

• Vendas: Há empresas nas quais apenas 20% dos vendedores são responsáveis por 80% das vendas.
• Armazéns: Não é raro que 20% dos produtos ocupem 80% do espaço disponível.
• Produtividade: Com a priorização correta, muitas vezes é possível conseguir 80% do trabalho realizado com apenas 20% do esforço.
• Internet: 80% de todo o tráfego online está concentrado em 20% dos websites.
• Tráfego: 20% das estradas transportam 80% da carga de tráfego.
• Gerenciamento de tempo: Com 20% do tempo (corretamente) utilizado, 80% das tarefas podem ser concluídas.

O princípio de Pareto tem sido considerado há muito tempo um verdadeiro método de gerenciamento de tempo para trabalhar com mais eficiência e lembrar de estabelecer suas prioridades com mais sabedoria, especialmente quando há muito o que fazer e o tempo é curto. Não é raro trabalharmos nas subtarefas erradas, menos importantes, perdemo-nos em detalhes e, assim, não fazemos nenhum progresso no projeto real.

Não importa o quanto alguém tente, muitas vezes não é 100% do esforço que determina 100% do sucesso, mas geralmente muito menos. Ou, de acordo com Pareto, apenas 20%.

Isto resulta em algumas dicas para usar o princípio de Pareto para uma melhor gestão do tempo e maior produtividade:

Identificar tarefas verdadeiramente relevantes

O ponto crucial para usar o princípio de Pareto para sua gestão de tempo: Descobrir quais tarefas realmente o aproximam de seu objetivo. Tenha em mente exatamente o que você quer alcançar e dê uma olhada de perto nas subtarefas individuais. Muitas vezes você pode ver à primeira vista o que é realmente importante e contribui para o resultado e quais outras tarefas custam muito tempo, mas trazem pouco benefício adicional.

Concentre seu esforço de trabalho

As pessoas frequentemente cometem o erro de lutar em todas as frentes ao mesmo tempo. Lema: "Muito ajuda muito". O Princípio de Pareto mostra que esta é, de fato, a abordagem errada. Concentre seu esforço em vez de tentar fazer tudo de uma só vez. Dessa forma, você fará progressos em vez de fazer tudo apenas um pouquinho de cada vez.

Aceitar recursos limitados

Muitas vezes, uma atitude errada impede a aplicação do princípio de Pareto. Às vezes é preciso aceitar que se tem recursos limitados (tempo). Em vez de tentar tornar o impossível possível, você deve se perguntar: O que eu posso conseguir dentro dos limites dos recursos? Muitas pessoas acham isso difícil porque seu próprio perfeccionismo e expectativas muito altas se intrometem no caminho. Mas com a atitude correta e o princípio de Pareto, você conseguirá melhores resultados.

A fórmula 80-20 (ou "regra 80/20") é frequentemente mal interpretada ou mal interpretada. Como resultado, os benefícios podem ser perdidos, ou a regra mal aplicada pode até causar danos em vez de ajudar na produtividade e na autogestão. Para garantir que isso não aconteça, estar ciente dos perigos de uma má interpretação da regra 80/20:

• Aposta e rendimento confusos
  Um erro clássico é adicionar os dois números a 100%. Neste caso, aqueles que transferem a participação de 20% e 80% retornam, respectivamente, para um gráfico de torta. Errado! O princípio de Pareto diz simplesmente que 20% do esforço pode ser responsável por 80% do retorno. Entretanto, esforço e retorno não são a mesma coisa.
• Ignorar 80%
  Outro erro de interpretação é inverter a causalidade da regra. Basicamente, a gestão do tempo com a regra 80/20 tem a ver com o foco nos 20% eficientes para melhorar a produtividade. Mas isso não significa que os outros 80% são geralmente dispensáveis. Em cada trabalho, há tarefas que precisam ser feitas, mas que não são particularmente produtivas: Reunir informações, avaliar dados ou mesmo responder e-mails, por exemplo. Você não pode simplesmente passar sem elas completamente, mas com o Princípio de Pareto você aprende a se concentrar nas mais importantes quando o tempo é curto e os resultados precisam ser alcançados.